Manajemen Surel: Mengelola Inbox dengan Bijaksana

Apakah Inboxmu menumpuk dengan 7.513 surel yang belum dibaca? Menurut penelitian terbaru, membiarkan surel-surel ini mengendap di dalam kotak masukmu mungkin tidak menjadi keputusan yang bijaksana. Studi baru yang kami lakukan, yang dipublikasikan dalam jurnal Information Research, menyoroti pentingnya mengelola surel dengan baik untuk memastikan kepuasan dalam mengelola catatan pribadi.

Hasil Riset dalam Jurnal Information Research

Dalam survei yang kami lakukan, kami menanyakan kepada peserta bagaimana mereka mengurus catatan pribadi seperti tagihan, langganan, dan dokumen lainnya, yang seringkali dikirimkan melalui surel.

Hasilnya menunjukkan bahwa sebagian besar peserta cenderung membiarkan catatan elektronik mereka berada di dalam kotak masuk mereka. Meskipun beberapa item disimpan di tempat lain, seperti komputer atau cloud, kotak masuk yang berantakan dapat menyebabkan masalah, seperti kehilangan tagihan atau dokumen penting.

Ketika kita menerima tagihan atau dokumen lainnya melalui surel, ini memang memudahkan dalam menghemat waktu, uang, dan mengurangi penggunaan kertas yang tidak perlu. Namun, ada risiko yang terkait dengan tidak memantau surel secara teratur. Peserta dalam penelitian kami melaporkan masalah seperti kehilangan tagihan yang penting atau gagal membatalkan langganan yang tidak diinginkan, karena terlalu sulit menemukan surel yang sesuai.

Selain risiko keuangan, penelitian kami menunjukkan bahwa ketidakaturan dalam mengelola catatan elektronik juga dapat mempersulit pengumpulan informasi yang diperlukan dalam situasi tertentu, seperti pelaporan pajak atau pengajuan pinjaman.

Dari hasil survei kami, sekitar dua pertiga peserta menggunakan surel mereka untuk mengelola catatan pribadi mereka. Namun, hanya sebagian dari mereka yang merasa puas dengan pengelolaan arsip mereka, terutama jika mereka membiarkan semua surel tetap berada di dalam kotak masuk.

Baca juga : Masalah di Balik Ferienjob: Pengalaman Magang di Jerman

Tiga Masalah Utama Surel yang Tidak Terurut

Kami mengidentifikasi tiga masalah utama yang mungkin muncul ketika semua surel tidak terurut di dalam kotak masuk:

1. Kehilangan Jejak Tugas: Tagihan atau tugas penting lainnya bisa terlupakan atau tertimbun di antara surel-surel lainnya.
2. Kesulitan dalam Pencarian Kembali: Mengandalkan pencarian untuk menemukan kembali surel tertentu membutuhkan ingatan yang kuat tentang apa yang harus dicari, dan sering kali membutuhkan kata kunci yang tepat.
3. Ketidakmampuan Mengakses Lampiran atau Hyperlink: Banyak dokumen penting dikirimkan melalui hyperlink, dan jika ini tidak diakses secara tepat waktu, dapat menyebabkan masalah di masa depan.

Agar dapat mengelola surel dengan lebih baik, berikut beberapa tips yang kami sarankan:

1. Urutkan Surel ke dalam Folder: Kategorikan surel-surelmu ke dalam folder yang sesuai dengan topiknya, baik itu dalam kotak masukmu atau di dalam penyimpanan cloud.
2. Unduh Dokumen Penting: Jika dokumen tidak dilampirkan ke surel, pastikan untuk mengunduhnya dan menyimpannya secara teratur di tempat yang aman.
3. Gunakan Pengingat: Masukkan tanggal jatuh tempo tagihan atau tugas penting lainnya ke dalam kalendermu sebagai pengingat.
4. Bersihkan Surel Sampah: Hapus surel-surel yang tidak relevan dan berhenti berlangganan dari surel-surel yang tidak diinginkan.

Dengan menerapkan praktik-praktik pengelolaan surel yang lebih baik, kamu dapat mengurangi stres dan risiko kehilangan informasi penting dalam kotak masukmu.