Komunikasi Internal dalam Organisasi

Jika Anda pernah membaca beberapa tulisan mengenai humas (hubungan masyarakat) atau PR (public relations), Anda pasti sudah mengetahui bahwa tugas mereka tidak hanya terbatas pada menjaga komunikasi eksternal agar tetap berjalan dengan baik, tetapi juga memastikan bahwa komunikasi internal perusahaan tetap terjaga. Setidaknya, humas bertanggung jawab untuk memastikan aliran informasi dalam organisasi berjalan lancar. Kelancaran aliran informasi dalam organisasi sangat penting. Oleh karena itu, penting untuk menjalin komunikasi internal yang efektif. Untuk informasi lebih lanjut tentang komunikasi internal, mari kita telaah artikel ini dengan seksama.

Definisi dan Konsep Komunikasi Internal

Komunikasi internal pada dasarnya merupakan bagian integral dari komunikasi organisasi. Zelko dan Danced (dalam Asyifa, 2016) menjelaskan bahwa komunikasi organisasi adalah suatu sistem yang terdiri dari komunikasi internal dan komunikasi eksternal yang saling bergantung satu sama lain.

Beberapa ahli telah menyampaikan definisi komunikasi internal. Salah satunya adalah Frank dan Brownell (1989, dalam Dolphin, 2005), yang mendefinisikan komunikasi internal sebagai transaksi atau interaksi antara individu dan kelompok di berbagai tingkatan dan bidang spesialisasi dalam rangka mendesain ulang atau merancang organisasi serta mengoordinasikan kegiatan sehari-hari.

Sederhananya, Bovee dan Thill (2000, dalam Kalla, 2005) mendefinisikan komunikasi internal sebagai pertukaran informasi dan ide di dalam organisasi. Namun, Argenti (2003, dalam Kalla, 2005) menganggap komunikasi internal sebagai upaya menciptakan atmosfer saling menghormati bagi semua karyawan dalam suatu organisasi, yang dapat menjadi sulit seiring dengan pertumbuhan dan kompleksitas perusahaan.

Tujuan dan Fungsi Komunikasi Internal

Komunikasi internal bertujuan untuk menyatukan visi, misi, dan praktik di dalam organisasi serta memastikan aliran informasi yang lancar di antara anggota organisasi. Ini memainkan peran penting dalam menghilangkan hambatan komunikasi, memfasilitasi pemahaman yang lebih baik tentang kebijakan dan peraturan, dan memberikan platform bagi karyawan untuk menyampaikan saran, keinginan, dan laporan kepada manajemen.

Komunikasi internal juga berfungsi sebagai sarana untuk menciptakan saling pengertian antara manajemen perusahaan dan karyawan. Namun, dalam praktiknya, komunikasi ini sering menghadapi hambatan, terutama ketika melibatkan komunikasi dari bawah ke atas. Faktor seperti ketakutan akan reprisal atau perasaan bahwa manajemen tidak akan memperhatikan aspirasi karyawan dapat menghambat aliran komunikasi yang efektif.

Quible dan rekan-rekan membagi definisi komunikasi internal menjadi tiga fungsi utama: fungsi informasi, fungsi persuasi atau motivasi, dan fungsi kontrol. Fungsi-fungsi ini mencerminkan peran penting komunikasi internal dalam memberi, mencari, dan menyampaikan informasi, serta dalam mempengaruhi sikap dan perilaku karyawan.

Ruang Lingkup Komunikasi Internal

Komunikasi internal dalam sebuah organisasi ditujukan kepada publik internal, yang terdiri dari stakeholder dan linkages. Stakeholder adalah individu atau kelompok yang dapat memengaruhi atau dipengaruhi oleh tindakan, keputusan, atau kebijakan organisasi, sementara linkages merujuk pada interaksi formal dan informal antar individu atau kelompok dalam organisasi.

Dalam konteks ini, penting untuk memahami bahwa komunikasi internal tidak hanya terjadi secara vertikal antara manajemen dan karyawan, tetapi juga melintasi berbagai departemen dan tingkatan hierarki dalam organisasi.

Baca juga : Kimia : Golongan Halogen

Jenis-jenis Komunikasi Internal

Komunikasi internal dapat dibedakan menjadi dua jenis utama: komunikasi personal dan komunikasi kelompok. Komunikasi personal terjadi antara dua individu atau lebih, baik secara langsung maupun melalui media seperti telepon atau memo. Sementara itu, komunikasi kelompok melibatkan interaksi antara komunikator dan sekelompok orang yang memiliki tujuan yang sama, seperti dalam rapat atau pertemuan.

Proses dan Jaringan Komunikasi dalam Perusahaan

Dalam sebuah organisasi, terdapat jaringan komunikasi yang terdiri dari interaksi formal dan informal antar individu atau kelompok. Jaringan ini berperan dalam menghubungkan berbagai divisi atau departemen dalam organisasi, serta dalam memfasilitasi pertukaran informasi dan kolaborasi di antara anggota organisasi.

Manajemen Komunikasi Internal

Manajemen komunikasi internal melibatkan upaya untuk menciptakan lingkungan yang mendukung komunikasi yang efektif. Ini melibatkan peran aktif dari para pimpinan dalam mempromosikan komunikasi terbuka, jujur, dan kredibel, serta dalam memanfaatkan berbagai media massa dan jaringan nonformal untuk menyebarkan informasi dan memfasilitasi kolaborasi di antara anggota organisasi.